Hướng dẫn Phân quyền nhân viên trên hệ thống KiotFree

154
Chia sẻ:

Sau đây, Team KiotFree sẽ hướng dẫn bạn tính năng Phân quyền nhân viên, đây là chức năng gán quyền hạn sử dụng trên từng chức năng cụ thể của phần mềm đối với từng nhân viên được gán cho từng user đăng nhập vào phần mềm. Từ đó, nhân viên nắm rõ được quyền hạn để tập trung vào việc chính được giao, còn chủ cửa hàng/ doanh nghiệp chỉ việc kiểm tra và theo dõi .

  1. Khai báo Nhóm người dùng:

      – Tính năng này trên Kiot Free được hiểu như định nghĩa các nhóm quyền phù hợp với mô hình tổ chức từng bộ phận  của doanh nghiệp.

– Và nhóm quyền này sẽ chứa các người dùng (user) chính là nhân viên nằm trong bộ phận đúng như tên nhóm quyền người dùng đang định nghĩa.

Ví dụ: Team KiotFree sẽ gợi ý mẫu một số cách đặt nhóm quyền như sau :

STT Phòng ban Tên Nhóm người dùng tương ứng
1 BGĐ Quản trị hệ thống
2 Kinh doanh Kinh doanh
3 CSKH Chăm sóc KH

– Các bước để thêm mới Nhóm người dùng trên Kiot Free :  chọn chức năng chính Hệ Thống–> Danh sách nhóm người dùng.

Minh họa: Danh sách Nhóm người dùng

Minh họa: Thông tin Nhóm người dùng Mục 01: Ghi nhận Mã nhóm, chú ý là mã nhóm này không được trùng lặp trong hệ thống. Mục 02: Ghi nhận Tên nhóm, có thể ghi nhận bằng tên chức năng phòng ban/ bộ phận.
  1. Quản lý người dùng:

     – Tại nhóm chức năng chính, chọn nhóm chức năng Hệ Thống–> chọn Danh sách người dùng.

Minh họa: Danh sách Người dùng
Minh họa: Danh sách Người dùng

2.1 Thêm mới người dùng :

– Trên màn hình danh sách Người dùng, kích chọn Thêm mới (Ctrl+T) hoặc tổ hợp phím Ctrl+T.

– Màn hình Thêm thông tin Người dùng hiện ra như sau:

Các thông tin buộc nhập cho việc thêm mới người dùng :

  • Tên người dùng: tên tài khoản khi đăng nhập vào phần mềm. Chú ý là nên đặt tên tài khoản cần ngắn gọn, và không có khoảng cách trong phần tên. Có thể đặt theo qui cách <tên nhân viên>_<phòng ban>. (ví dụ: thaotrang_ketoan)
  • Mật khẩu/ Xác nhận mật khẩu: thông tin giúp bảo mật việc đăng nhập của người dùng vào hệ thống phần mềm.
  • Nhóm người dùng: buộc chọn. Để khi vào cấp quyền sẽ gán quyền cho người dùng đúng chức năng thuộc Nhóm người dùng liên quan.
  • Nhân viên tương ứng với người dùng:

Chú ý: trên toàn hệ thống duy chỉ có 01 tài khoản admin, người dùng admin có ý nghĩa quả trị trên toàn hệ thống  tức có đầy đủ các quyền có trên hệ thống.  (tức Mục 04: check chọn cả Hiệu lực và Quản trị)

2.2 Hiệu chỉnh/ Cập nhật lại thông tin người dùng:

Trường hợp thông tin người dùng đã tồn tại, để cập nhật lại thông tin người dùng, bạn cần thực hiện như sau :

– Trên màn hình Quản lý người dùng, bạn chọn hoặc tìm kiếm ngay đến người dùng cần cập nhật, kích chọn Hiệu chỉnh (F6) hoặc phím tắt F6.

– Thực hiện cập nhật các thông tin người dùng hoặc bạn có thể Thay đổi mật khẩu người dùng này (nếu cần). Sau khi hoàn thành việc thay đổi thông tin, bạn cần kích Lưu (F2) để hoàn tất cập nhật.

– Trường hợp cần cập nhật thay đổi mật khẩu người dùng, bạn kích vào Thay đổi mật khẩu

Sau khi, bạn cập nhật lại mật khẩu mới, kích Lưu (F2) ngay chính trên màn hình Đổi mật khẩu. Hệ thống sẽ quay lại màn hình cập nhật thông tin người dùng trước đó và bạn cần tiếp tục chọn Lưu (F2) trên màn hình này, khi đó hệ thống sẽ ghi nhận thông tin vừa cập nhật.

CHÚ Ý: Chỉ có người dùng Admin có quyển quản trị mới có quyền cập nhật lại thông tin người dùng khác.

2.3 Xóa người dùng:

– Tại màn hình Quản lý người dùng, tìm kiếm hoặc chọn đến người dùng cần xóa, sau đó kích phải chuột chọn Xóa (Del).  

CHÚ Ý: Hệ thống không cho phép xóa người dùng “admin”- được gán cho chủ doanh nghiệp là người có quyền cao nhất. Và chỉ có đăng nhập vào người dùng admin mới có quyền thực hiện xóa các người dùng khác.

  1. Quản lý vai trò người dùng – Cấp quyền:

      – Để đảm bảo tính bảo mật thông tin nhập liệu giữa các nhân viên phụ trách trên từng chức năng của hệ thống cũng như bảo mật thông tin của doanh nghiệp/ cửa hàng. Hệ thống cho phép thiết lập quyền truy cập tính năng khác nhau cho từng tài khoản người dùng trên hệ thống.

– Việc thiết lập phân quyền người dùng, bạn cần thao tác như sau:

Chọn chức năng chính Hệ Thống–> Chọn vào Cấp quyền sử dụng. Trên màn hình Phân quyền, kích chọn người dùng cần phân quyền trên cây quản lý nhóm phân quyền.

Việc gán quyền dựa trên từng nhóm chức năng (ví dụ: Danh mục; Đầu kỳ; Nhập hàng; Xuất hàng;…). Bên trong mỗi nhóm chức năng sẽ có các việc con tưng ứng một nghiệp vụ trên chương trình:

  • Chạy/ Xem: Tích chọn nếu người dùng chọn phân quyền được phép thao tác trên nghiệp vụ đang chọn. Nếu không tích chọn, khi đăng nhập vào hệ thống phần mềm bằng user đó hệ thống, tính năng nghiệp vụ này sẽ không thể hiện.
  • Thêm mới: Tích lên nếu cho phép người dùng này thêm mới phiếu nghiệp vụ. Ngược lại, chức năng này sẽ mờ nếu không được phân quyền.
  • Hiệu chỉnh: Tích lên nếu cho phép người dùng này hiệu chỉnh thông tin phiếu nghiệp vụ đã có trước đó. Ngược lại, chức năng này sẽ mờ nếu không được phân quyền.
  • Xóa: Tích lên nếu cho phép người dùng này xóa thông tin phiếu nghiệp vụ đã có trước đó. Ngược lại, chức năng này sẽ mờ nếu không được phân quyền.
    1. Ngừng hoạt động/ hiệu lực cho người dùng:

    – Trường hợp nhân viên được áp với người dùng, nhân viên này nghỉ việc hoặc vì lý do nào khác mà không được thao tác trên hệ thống phần mềm nữa. Chủ doanh nghiệp/ cửa hàng cần thực hiện cho ngưng hoạt động/ mất hiệu lực đối với người dùng này.

    – Cách thức chọn ngưng hoạt động cho một tài khoản người dùng cần thực hiện như sau:

    Tại màn hình Quản lý người dùng, tìm đến người dùng muốn ngưng hoạt động, kích chọn Hiệu chỉnh (F6), trong phần thông tin chi tiết tài khoản người dùng này –> kích bỏ chọn Hiệu lực—>sau đó, chọn Lưu (F2).

    Như vậy, Team Kiot Free đã thực hiện xong phần hướng dẫn tính năng Phân quyền nhân viên – người dùng. Nắm rõ kỹ thuật và các yếu tố trong vấn đề phân quyền sẽ giúp chủ doanh nghiệp chủ động hơn trong  việc tổ chức và nâng cao hiệu quả việc kinh doanh tại doanh nghiệp.

    Mọi thắc mắc vui lòng liên hệ tổng đài 0903 721 721 hoặc email đến địa chỉ: kinhdoanh@vsoftgroup.com, chúng tôi hân hạnh được tư vấn và giải đáp mọi thắc mắc của Quý khách.

    CHÚC QUÝ KHÁCH THÀNH CÔNG !

Hướng dẫn Phân quyền nhân viên trên hệ thống KiotFree
4.1 (81.82%) 11 votes

LEAVE A REPLY

Please enter your comment!
Please enter your name here